Réussir la gestion d’un projet est l’un des principaux objectifs qu’une entreprise peut avoir.
Une gestion de projet professionnelle efficace nécessite une approche disciplinée. Nous vous dévoilons dans cet article 7 étapes importantes, par lesquelles vous devriez passer, pour une gestion de projet réussie.
Définir la portée du projet
Dans la définition de la portée du projet, il est nécessaire de clarifier les éléments suivants : les objectifs généraux, les livrables, le budget, les délais, les ressources intervenantes, l’approbation des parties concernées, le processus de conduite du changement si nécessaire , ainsi que toute autre information utile.
Chacun de ces éléments évoqués requiert une attention particulière, tout de même, nous permettons de détailler ici la notion d’identification d’objectifs de projet. Bien que cette étape paraisse très basique et tellement évidente, pourtant de nombreuses entreprises peinent à la franchiser correctement.
Il existe plusieurs façons d’identifier des objectifs clairs et précis. Tout de même, nous allons faire référence ici à la méthode que nous jugeons très efficace et qui peut amplement optimiser les chances de réussir vos projets, il s’agit principalement d’objectifs SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini) .
Un objectif général peut être composé de plusieurs sous-objectifs, qui permettent de l’atteindre facilement.
Définir les tâches et/ou les activités
À partir des grands livrables/jalons du projet, il serait nécessaire de dresser une liste des tâches et des activités qui en seront. Cette phase exige beaucoup de concentration et de minutie.
Un projet peut prendre différentes proportions, selon son envergure, sa nature ainsi que les ressources impliquées. Que ce soit un petit ou grand effectif que vous ayez à gérer, une bonne définition des tâches selon les compétences de vos ressources reste toujours bénéfique pour la réalisation du projet.
Faites l’inventaire de toutes les tâches à faire. Listez toutes les tâches possibles et demandez-vous : “ de quoi aurai-je besoin au préalable pour l’effectuer ?” Une bonne planification vous permet de mieux cerner le champ d’action de chacun de votre équipe ainsi que le travail réalisé.
Organiser/planifier les tâches
L’exécution des tâches et/ou des activités prédéfinies nécessite l’organisation et la planification.
Organisez les tâches sur une période donnée “Timeline” et déterminez clairement l’ordre de réalisation de chacune d’elles. N’hésitez pas à prendre une marge sur le temps de réalisation appelé communément “contingence”. Cela est mille fois mieux que d’être rattrapé par les imprévus et les risques liés au projet.
Durant cette étape, vous pourrez également voir les tâches qui peuvent empêcher la réalisation des autres et qui sont sur le chemin critique. Pour ne rien oublier, divisez minutieusement chaque grande phase en plusieurs petites étapes, c’est plus facile à gérer, à mesurer et à suivre.
Définir un cadre de travail clair et transparent
Si vous voulez avancer correctement dans la réalisation de votre projet, il est indispensable de travailler de manière collaborative et faciliter la communication et le suivi des activités de chacun. Cela concerne principalement les processus de travail : suivi des efforts, processus et outils de collaboration, gestion des priorités, documentation, reddition des comptes…
Effectuer un suivi rigoureux
L’avancement du projet doit être suivi pour garantir sa réussite mais aussi pour identifier les éventuels blocages.
Que vous soyez en mode « agile » ou « Waterfall », il existe plusieurs outils et méthodes de suivi de projets que nous allons détailler pour vous dans un prochain article.
Impliquer chaque membre de l’équipe projet
Il est important d’aider vos collaborateurs à s’imprégner du projet et d’être un acteur du succès.
Plus vous les impliquez dans les processus du projet, plus ils vous apportentont leur savoir-faire et leurs compétences.
D’ailleurs, une équipe qui se sent écoutée et soutenue est cinq fois plus performante que le contraire. Pour mener à bien le projet et faire en sorte qu’il réussisse, écouter vos collaborateurs ne suffit pas, vous devez leur montrer aussi que prendre en compte leurs considérations et leurs avis ou remarques, qui peuvent être d’une grande valeur ajoutée.
Tirez leçon de vos erreurs
L’échec, tout comme la réussite d’un projet ne dépend pas que de vous. Les projets différents, mais les erreurs en gestion de projet sont parfois toujours les mêmes. Après l’aboutissement d’un projet, prenez le temps de faire un point avec vos collaborateurs pour voir ensemble tout ce qui a passé dans la réalisation du projet, et identifier ce qui peut être amélioré. Profitez aussi de ce moment pour valoriser le travail de chacun et leur implication.
Gardez aussi en tête que peu importent les erreurs ou les difficultés que vous avez rencontrées durant la réalisation du projet, vous atteignez toujours vos objectifs si vous les avez clairement identifiés et faites preuve de patience, de souplesse et de rigueur.
La gestion de projet à succès
Une gestion de projet efficace peut améliorer clairement les chances de réussite de vos projets. Dans cet article, nous avons essayé d’expliquer les 7 étapes de manière très simpliste, permettant ainsi aux personnes qui s’initient à la gestion du projet d’avoir une idée de base pour démarrer. Dans nos prochains articles, nous tenterons de détailler chacune de ces étapes pour faire référence aux méthodes conventionnelles de gestion de projet : Weterfall et/ou agile.
