Pour une meilleure estimation des coûts et des délais de vos projets !

Nombreuses sont les recherches qui se penchent sur l’estimation de la durée et des coûts dans un projet. Elle est considérée comme l’un des éléments clés pour la réussite d’un projet quel que soit le domaine ou le secteur d’activité, et fait partie des trois piliers du fameux triangle de la gestion de projet en mode « cascade » (Coût , contenu, temps).

Les statistiques des dernières décennies en matière de gestion de projet nous ont amélioré le nombre de projets qui ont eu un dépassement de budget et d’échéancier, et dont l’impact n’est pas si négligeable. En voici quelques exemples :

  • Projet informatique Dossier santé Québec (DSQ) en 2009 : Le projet devrait coûter 543 M$ et livré en 2011, Il coûtera plutôt près de 1,8 G$ et ne sera pas achevé avant 2021.
  • Programme SAGIR + programme de modernisation RISE, Québec en 2012 : budget initial 67M$, au final 110 M$ et des années de retard.
  • Ministère des Transports du Québec entre mai 2010 et juin 2011 : les projets ont atteint 83 millions de dollars, sur des contrats totalisant 337 millions de dollars.
  • Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement Supérieur du Québec en 2007 : projet de préservation du patrimoine informationnel, initialement prévu pour 8,8 M$, cela a coûté 64 % plus cher pour arriver à 14,4 M$.
  • Programme canadien de contrôle des armes à feu en 1995, une loi qui oblige les Canadiens à enregistrer leurs armes à feu. Le projet a été révélé à 2 millions de dollars, finalement il a coûté 2 milliards de dollars.

Ce constat a longtemps préoccupé autant les gestionnaires de projet que l’ensemble des parties impliquées, plusieurs facteurs peuvent être à l’origine de ces fiascos.

Dans ce billet, nous nous attarderons sur le facteur « estimation de la durée et des coûts d’un projet », considéré ainsi comme un exercice exigeant et délicat, et requis par le fait même une grande discipline et expertise dans le choix de la méthode .

Selon « Les Éditions de la Chenelière inc. 2007, Gestion de projet. Adaptation : Y. Langevin », il existe deux grandes catégories de méthodes d’estimation :

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1. Méthodes d’estimation agrégées : résultats d’une ressource qui se base sur son expérience ou sur des renseignements pour évaluer la durée et le coût total d’un projet.

Dans cette catégorie, nous pouvons avoir plusieurs types de méthodes :

  • Méthodes par consensus :  consistent à faire appel aux expériences des cadres supérieurs et intermédiaires mis en commun pour estimer la durée et le coût total d’un projet.
  • Méthodes par ratios :  consistent à appliquer un ratio de coût ou de durée historique à un paramètre définissant l’ampleur du projet (superficie en mètres carrés, nombre d’heures de travail, volume, etc.).
  • Méthodes de la répartition proportionnelle : on s’en sert lorsqu’un projet ressemble grandement à des projets antérieurs sur le plan des caractéristiques et des coûts. À partir de données historiques précises, on peut rapidement et sans trop d’efforts effectuer des estimations assez précises.
  • Méthodes des points fonctionnels : la méthode des points fonctionnels détermine la durée ou le coût d’un projet en fonction d’un certain nombre de paramètres que l’on insère dans une formule de régression. Cette formule est basée sur un historique de projets semblable.
  • Méthodes des points fonctionnels à l’aide d’une SDP : permet de découper l’ensemble du travail à accomplir en sections gérables. La SDP divise visuellement l’ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles, jusqu’à arriver au niveau final : les tâches concrètes à réaliser.
  • Méthodes de la courbe d’apprentissage : courbe exprimant le rythme d’accroissement de la productivité, c’est-à-dire la décroissance proportionnelle des temps unitaires de main-d’œuvre directe en fonction du nombre d’unités produites.

2. Méthodes d’estimation détaillées : la méthode détaillée au plan des lots de travaux permet de contrôler les éléments de coûts dans la SDP en remontant des comptes de ces lots et des coûts qui leur sont associés jusqu’aux principaux produits ou services livrables. Plusieurs méthodes également peuvent découler de cette catégorie :

  • Méthodes basées sur un modèle : il suffit d’établir les différences qui caractérisent le nouveau projet et d’ajuster la durée et les coûts des anciens projets en conséquence.
  • Méthodes paramétriques appliquées à des tâches précises : les mêmes techniques paramétriques, telles que le coût par mètre carré, qui servent à établir des estimations agrégées peuvent être appliquées à des tâches précises. Cette méthode accélère l’estimation pour des tâches.
  • Estimations détaillées pour les lots de travaux de la SDP : la méthode la plus fiable pour estimer la durée et le coût d’un projet consiste sans doute à travailler avec une SDP et à demander aux responsables de chaque lot de travaux d’effectuer leurs propres estimations.
  • Méthodes de l’estimation des phases : on commence par une estimation agrégée du projet puis on précise les estimations pour des phases du projet à mesure qu’elles sont mises en œuvre.

Pour conclure, rappelons-nous que les coûts et les délais représentent des critères essentiels de la gestion de projet. Il importe donc de choisir les bonnes méthodes pour gérer et contrôler cet aspect.

Citations soutenant l’article :  « Un budget était un peu comme la rubrique des potins : on pouvait l’épicer de fiction, car personne ne connaissait jamais la vérité. »

Ken Follet 

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